E-ticaret faaliyetlerinde fatura kesmek, hem yasal bir zorunluluktur hem de işletmenizin güvenilirliğini artırır. Vergi yükümlülüklerinizi yerine getirmek ve müşteri haklarını korumak için doğru faturalandırma prosedürlerini uygulamak gereklidir. Fatura kesmek, aynı zamanda işletmenizin finansal takibini yapmanıza da yardımcı olur.
E-ticarette fatura türleri nelerdir?
E-ticaret işletmeleri için düzenlenebilecek fatura türleri:
Elektronik fatura (e-Fatura): Vergi mükellefleri arasında elektronik ortamda düzenlenen faturadır.
Elektronik arşiv fatura (e-Arşiv Fatura): Vergi mükellefi olmayan son kullanıcılara düzenlenir.
Kağıt fatura: Dijital çözümleri tercih etmeyen işletmeler için geleneksel yöntemdir.
E-fatura ve e-arşiv faturası arasındaki farklar
E-fatura, yalnızca vergi mükellefi olan müşterilere gönderilirken e-arşiv fatura, vergi mükellefi olmayan müşterilere düzenlenir.
E-fatura sistemine geçiş, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen bazı şartlara bağlıdır.
E-fatura sistemine geçiş için gerekli şartlar
1. Ciro şartı
2023 yılı ve sonrası için belirlenen ciro limitleri brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, 2024 yılının Temmuz ayı sonuna kadar e-fatura sistemine geçmekle yükümlü idi.
Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde 12 Kasım 2024 tarihinde yayınlanan değişikle e-Arşiv fatura düzenleme zorunluluğu limitleri güncellendi.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 509)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 573) ile e-Arşiv fatura düzenleme zorunluluğuna ilişkin önemli bir güncelleme yapıldı. Yeni düzenlemeye dair detaylarsa şöyle:
- e-Arşiv Fatura limitleri yeniden belirlendi. Yeni düzenlemeye göre, vergiler dahil toplam tutarı 5.000 TL olan e-Arşiv fatura düzenleme zorunluluğu limiti güncellendi. 1 Ocak 2025 – 31 Aralık 2025 tarihleri arasında, vergiler dahil toplam tutarı 3.000 TL’yi aşan faturalar için e-Arşiv fatura düzenlenmesi zorunlu olacak.
- 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren ise tutar sınırı olmaksızın tüm faturaların e-Arşiv fatura olarak düzenlenmesi gerekecek.
Bu değişiklikle birlikte, daha düşük tutarlardaki işlemler için de e-Arşiv fatura düzenlenmesi zorunlu hale gelmiş olacak.
2. Faaliyet alanına göre zorunluluklar
Belirli sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler için cirodan bağımsız olarak e-fatura zorunluluğu getirilmiştir:
E-ticaret işletmeleri: İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan mükellefler, brüt satış hasılatları 500 bin TL ve üzeri olduğunda e-fatura sistemine geçmelidir.
Gayrimenkul ve araç kiralama: Gayrimenkul veya motorlu taşıt alım-satımı ya da kiralaması yapan firmalar için ciro sınırı aranmaksızın e-fatura zorunluluğu bulunmaktadır.
Komisyonculuk ve toptancılık: Tarım ve hayvancılık ürünleri ticareti yapan komisyoncu ve tüccarlar da ciro şartı aranmadan e-fatura kullanmalıdır.
3. E-fatura geçiş için altyapı gereklilikleri
E-fatura sistemine geçiş için teknik olarak sağlanması gereken bazı şartlar şunlardır:
Vergi mükellefi olma: E-fatura sistemi, yalnızca vergi mükelleflerini kapsar. Bireysel satış yapan kişiler (şahıs şirketi kurmamış olanlar) e-fatura sistemine dahil olamaz.
Mali Mühür veya Elektronik İmza: Tüzel Kişiler (şirketler) için mali mühür, Gerçek Kişiler (şahıs şirketleri) için elektronik imza (e-imza) alınması gereklidir.
GİB Portalına kayıt: Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-fatura portalı üzerinden kayıt işlemleri yapılmalıdır.
Yetkili entegratör kullanımı (Opsiyonel): Fatura düzenleme ve saklama işlemleri için GİB tarafından yetkilendirilmiş entegratör firmalarla çalışabilirsiniz.
4. Geçiş süreci ve son tarihler
Ciro limitine ulaşan firmaların e-fatura sistemine geçiş süresi, takip eden yılın 7. ayının sonuna kadardır.
E-fatura sistemine geçiş yaptıktan sonra, e-arşiv fatura kullanımına da otomatik olarak geçilir.
5. Cezai yaptırımlar
E-fatura zorunluluğuna uymayan işletmeler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından çeşitli idari para cezalarına tabi tutulabilir. Ayrıca, düzenlenmeyen her bir fatura başına vergi usul kanunu kapsamında ceza kesilebilir.
E-ticarette fatura kesmenin yasal şartları nelerdir?
E-ticarette fatura kesmek için aşağıdaki şartları sağlamanız gerekir:
- Vergi levhası sahibi olmak.
- Ticari faaliyet için bir işletme ya da şirket kurmak.
- Maliye Bakanlığı tarafından onaylanmış bir yazarkasa veya fatura yazılımı kullanmak.
E-ticaret faturası nasıl kesilir?
E-ticaret faturası keserken fatura bilgilerini doğru girmek ve e-fatura kesmek için doğru yazılım sistemini seçmek önemlidir.
Fatura bilgilerini doğru girmek
Bir faturada yer alması gereken temel bilgiler:
- Fatura numarası ve tarihi
- Satıcı ve alıcı bilgileri
- Ürün/hizmet detayları
- Toplam tutar ve KDV bilgisi
Doğru yazılım seçim
E-ticaret fatura kesiminde güvenilir ve yasal gerekliliklere uygun bir yazılım kullanmak önemlidir. Bulut tabanlı çözümler, pratiklik ve esneklik sağlar.
E-ticarette adım adım fatura düzenleme süreci
Satış işlemi tamamlandıktan sonra fatura yazılımınıza giriş yapın.
Müşteri ve ürün bilgilerini sisteme kaydedin.
Vergi oranlarını ve diğer masrafları ekleyin.
Faturayı e-posta yoluyla veya kağıt olarak müşteriye gönderin.
E-fatura ve e-arşiv fatura sistemine nasıl geçilir?
E-fatura ve e-arşiv fatura sistemine geçiş yaparken şu adımları izleyin:
- GİB’in portalı üzerinden başvuru yapın.
- Yetkili entegratör firmalar aracılığıyla sistem kurulumları yapın.
- Elektronik imza ya da mali mühür edinin.
Fatura kesmenin maliyeti
Fatura düzenleme süreçlerinin maliyeti, kullanılan yazılım ve kâğıt giderlerine göre değişiklik gösterir. Ancak e-fatura sistemine geçmek, uzun vadede maliyetleri düşürür ve sürdürülebilirlik sağlar.
E-ticarette fatura kesiminde dikkat edilmesi gerekenler
- Vergi oranlarını doğru belirleyin.
- Fatura düzenleme süresini geçirmeyin.
- Satış yapılan her işlem için fatura oluşturmayı unutmayın.
E-ticaret fatura yazılımı seçiminde nelere dikkat edilmeli?
E-ticaret fatura yazılımı seçerken aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:
- Kullanıcı dostu bir arayüz olması.
- GİB onaylı olması.
- Teknik destek ve güncelleme imkanına sahip olması.
- E-ticaret platformlarıyla uyumlu olması.
E-ticaret yapan firmalar için fatura kesmek, yasal bir yükümlülük olmanın ötesinde işletmenin profesyonelliğini ve güvenilirliğini artırır. Doğru yazılım ve prosedürlerle bu süreci hızlı ve etkili bir şekilde yönetebilirsiniz.
